能源行業(yè)解決方案

行業(yè)背景和業(yè)務(wù)痛點

    對于大部分能源企業(yè)來說，檔案管理工作可以有效提高企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營水平，為企業(yè)制定長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)提供可參考的資料依據(jù)?；诖耍龊媚茉雌髽I(yè)的檔案管理工作成了許多能源企業(yè)管理者都要面對和解決的問題。

    近年來，隨著新能源、傳統(tǒng)能源產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展,同時隨著能源企業(yè)信息化深入發(fā)展，煤炭、電力、油氣、新能源、節(jié)能環(huán)保等各類型能源企業(yè)電子文件大量產(chǎn)生，電子文件歸檔和電子檔案管理正成為企業(yè)檔案工作的巨大挑戰(zhàn)；大量電子文件長期不歸檔不僅使企業(yè)失去重要的檔案資源，而且不利于信息化的持續(xù)健康發(fā)展。

    同時，能源行業(yè)除日常產(chǎn)生的各類檔案外，能源項目檔案的管理，也是重中之重。如何針對能源項目的特點，以最有效的方式做好項目檔案管理工作，也成為當(dāng)前能源領(lǐng)域亟待解決的問題。

行業(yè)解決方案總體框架

    為實現(xiàn)能源行業(yè)檔案工作規(guī)范化、檔案資源數(shù)字化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，提升檔案信息管理與服務(wù)能力，促進(jìn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效和創(chuàng)新發(fā)展，為企業(yè)提高管理水平、增強核心競爭力提供有力支撐。企業(yè)電子文件的規(guī)范化歸檔和管理，實現(xiàn)電子檔案“單套制”保管。我司在系統(tǒng)整體架構(gòu)設(shè)計時，嚴(yán)格遵循《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》相關(guān)要求，結(jié)合項目實際建設(shè)需求，進(jìn)行體系化設(shè)計，整體架構(gòu)如下：

行業(yè)解決方案特點及優(yōu)勢

    量子偉業(yè)為能源行業(yè)提供的解決方案，綜合能源企業(yè)特點，為企業(yè)提供完整的解決方案，解決各類檔案管理的同時，亦可有效解決能源項目檔案的管理。

    能源類的項目檔案是項目建設(shè)的重要組成部分，是項目竣工驗收的必備條件。一流的工程要有一流的檔案，檔案工作是項目建設(shè)、項目管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，為項目審計、項目達(dá)標(biāo)考核、項目創(chuàng)優(yōu)等活動提供依據(jù)和憑證。

    對能源項目檔案管理采取的有效措施

    （1）能夠?qū)崿F(xiàn)能源類檔案資料全生命周期管理

    檔案資料的全生命周期指的是從檔案文件生成到檔案資料的歸檔入庫再到借閱再利用，能源企業(yè)都能夠通過系統(tǒng)快速實現(xiàn)，員工在使用的過程中能夠方便、高效，節(jié)省檔案資料的搜索時間。

    量子偉業(yè)檔案管理系統(tǒng)針對能源企業(yè)的需求，在軟件設(shè)計之初就考慮到這個問題，能夠快速幫助企業(yè)整合各個信息系統(tǒng)的知識內(nèi)容，杜絕企業(yè)內(nèi)部信息孤島的存在。

    （2）能滿足企業(yè)實體和數(shù)字化檔案的需求

    對于能源企業(yè)來說，實體檔案和數(shù)字檔案同樣重要，因此一個系統(tǒng)必須同時滿足實體和數(shù)字化檔案的歸檔記錄和借用需求。

    量子偉業(yè)支持信息屬性的自定義，針對不同類型的檔案，可賦予對應(yīng)的檔案屬性，如聲像檔案、文書檔案、基建檔案等，都有其特殊的檔案屬性。

    完成檔案分類與立卷后，實體檔案在系統(tǒng)中以條目存在，檔案屬性記錄實體檔案的信息，包括其存放地點；數(shù)字化檔案可帶有正文與附件，可供用戶查看。

    （3）電子文件歸檔

    按照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》及有關(guān)要求，從OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)財務(wù)模塊（含影像系統(tǒng)）及能源項目類系統(tǒng)的接收電子文件及元數(shù)據(jù)（需業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成元數(shù)據(jù)捕獲、電子文件格式轉(zhuǎn)換及歸檔信息包封裝）。通過標(biāo)準(zhǔn)接口服務(wù)和元數(shù)據(jù)規(guī)范，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)待歸檔的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行格式封裝，生成符合標(biāo)準(zhǔn)的歸檔數(shù)據(jù)包，存儲在數(shù)字檔案室系統(tǒng)中間庫的預(yù)歸檔列表，經(jīng)數(shù)字檔案室系統(tǒng)接收、檢測、解析數(shù)據(jù)包等一系列操作后，歸檔到對應(yīng)類型的數(shù)據(jù)存儲區(qū)。

    （4）電子檔案管理

    按照《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》及有關(guān)要求，結(jié)合各類能源企業(yè)信息化現(xiàn)狀，數(shù)字檔案室系統(tǒng)按功能性需求歸納為：收集整編、檔案管理、檔案統(tǒng)計、檔案利用、傳統(tǒng)載體管理功能、其它功能、業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)管理和個性化服務(wù)。

    （5）檔案共享利用

    支持對實體及數(shù)字檔案資源進(jìn)行多種形式的利用，包括檔案檢索、瀏覽、借閱、利用效果反饋、檔案編研、開放利用設(shè)置、復(fù)制管理和多維度檔案利用情況統(tǒng)計。

    （6）四性檢測

    系統(tǒng)能按照《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70）對電子文件和電子檔案的“四性”（即真實性、完整性、可靠性、可用性）進(jìn)行檢測。對檢測不符合要求的電子文件或電子檔案進(jìn)行標(biāo)記和提醒，合格的則進(jìn)行整理編目、歸檔移交等操作。從業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口接收的電子文件統(tǒng)一保存在待檢測模塊中，并進(jìn)行來源跟蹤、條目查看、審核等操作。

行業(yè)解決方案應(yīng)用典型客戶

  廣東省能源集團(tuán)有限公司

  國家電投集團(tuán)山西、河北、北京、內(nèi)蒙公司等

  國家能源集團(tuán)山西公司

  云南能源投資集團(tuán)山西協(xié)鑫電力有限

  山西匯豐集團(tuán)

   ……………………